Toen chipfabrikant Ampleon verder ging zonder NXP Semiconductors, stond digitale HR niet bovenaan het to do-lijstje. HR was aangewezen op manuele processen en vooral achter de laptop te vinden. Een global HRIT-systeem bleek onmisbaar. De keuze viel op SAP Succesfactors, dat Ampleon samen met Flexso for People implementeerde. “Dit bespaart HR zoveel tijd.”

Om HR weer meer betrokken bij de business te maken en vrij te maken voor activiteiten die echt waarde toevoegen, volgde de overstap naar een geïntegreerd HR-systeem van SAP, met hulp van Flexso for People.

“We waren heel veel tijd kwijt met core HR-processen en zaten meer achter de laptop dan dat we mensen verder hielpen”

Nadat Ampleon – vroeger onderdeel van Philips en later NXP Semiconductors –  in 2015 werd verzelfstandigd, werd stap voor stap een nieuwe IT-infrastructuur opgebouwd. In 2017 ging het ERP-systeem live, maar er was niet meteen ruimte voor een volwaardig HR-informatiesysteem. Alle HR-gegevens werden in een Microsoft Access-database beheerd en de processen waren grotendeels handmatig.

Dit bracht de nodige uitdagingen met zich mee, zeker nu er steeds hogere eisen worden gesteld op het gebied van privacy en security. “Je bent zo heel afhankelijk van degene die de database heeft gebouwd, wat je heel kwetsbaar maakt. Maar we waren vooral heel veel tijd kwijt met core HR-processen.”

Data-gestuurde HR

“Probeer maar eens data van zes verschillende landen bij elkaar te brengen, te analyseren en te rapporteren. Dat neemt waanzinnig veel tijd in beslag. HR zat dus meer achter de laptop dan dat ze medewerkers en leidinggevenden verder hielpen”, vertelt VP Global HR Rob Lammers, die sinds juli 2023 wereldwijd eindverantwoordelijk is voor HR bij Ampleon.

Bij Ampleon werken zo’n 1400 professionals, verspreid over drie continenten: West-Europa, Azië en Noord-Amerika. De belangrijkste sites staan in de Filipijnen, China, Frankrijk en Nederland. In Nederland werken er zo’n 250 professionals.

De voornaamste producten die het bedrijf maakt worden – zonder dat veel mensen het weten – dagelijks gebruikt: radiofrequentie-technologie (RF) chips, die in zendmasten zitten voor mobiel verkeer en radio en televisie. Daarnaast vind je de RF-chips van Ampleon in magnetrons, plasmaverlichting en MRI-apparaten.

Wake-up call

De constatering dat HR te veel administratief gefocust was, was een wake-up call voor Ampleon. Lammers: “Het was tijd voor verandering. Als je succesvol wilt zijn in deze zwaar concurrerende markt met enorme tekorten aan elektrotechnici en RF-power-specialisten in het bijzonder, zul je een high performance organisatie moeten worden.

Met niet alleen meer aandacht voor het binnenhalen van vers bloed, maar zeker ook voor het behouden en ontwikkelen van talent en het opzetten van goede leadershipprogramma’s.” Ampleon besloot dat er een wereldwijd systeem moest komen om alle HR-kernprocessen te beheren, uniformiseren, centraliseren en automatiseren: MyHR.

De toenmalige HR-directeur en zijn team stelden in overleg met IT en Finance een lijst op met alle vereisten, doelen en uitdagingen. Er werden drie HCM-pakketten onder de loep genomen, en uiteindelijk viel de keuze op SAP SuccessFactors, in combinatie met implementatiepartner Flexso for People.

De taal van HR én IT spreken

Dit pakket heeft een ruime scope en goede integratiemogelijkheden met de bestaande SAP Finance- en payroll-toepassingen. De combinatie met Flexso, een partner die de taal van HR én IT spreekt, gaf de doorslag, licht Lammers toe. Het Nederlandse team van Flexso for People wordt aangestuurd door Projectmanager en HR-transformatieconsultant Warsha Sewnarain-Tahloe, die ook nauw betrokken is bij het Ampleon-project.

Sewnarain-Tahloe vervulde hiervoor verschillende HR-rollen waarbij ze leerde dat als organisaties serieus werk willen maken van groei, globaliseren en meer data-driven willen gaan werken, de implementatie, optimalisatie én adoptie van een global HRIT-systeem onmisbaar is.

Ze wilde ook andere organisaties op dit vlak helpen en koos voor Flexso for People, omdat de professionals die er werken vaak vanuit de business komen en de HR-uitdagingen begrijpen.

“Onze Accelerators zijn pakketten voor een snelle go-live, met software die mee kan groeien met je onderneming en strategie”

Ampleon was specifiek op zoek naar een lokale implementatiepartner met Nederlandstalige consultants. Lammers: “Bij zulk soort complexe projecten is het prettig als je elkaars taal spreekt en face-to-face met elkaar kunt werken in plaats van virtueel.” Tegelijkertijd was een implementatiepartner met internationale ervaring een must voor de RF-specialist uit Nijmegen, omdat het systeem in alle landen zou worden uitgerold.

Versnellen met best practices

Met Flexso’s Accelerators voor SAP SuccessFactors kon het bedrijf snelheid maken en toch de continuïteit van de HR-organisatie verzekeren, met software die mee kan groeien met de onderneming en strategie.

Sewnarain-Tahloe: “Onze Accelerators zijn een set standaardoplossingen per module, ideaal voor met name middelgrote ondernemingen met groeiambities. Je leunt op best practices uit de HR-sector, inclusief training- en instructiemateriaal, tegen een vaste prijs.”

Na de go-live ben je verzekerd van blijvende dienstverlening van Flexso. “Uiteraard kunnen organisaties daar waar nodig of gewenst kiezen voor ‘een eigen sausje’”, licht Sewnarain-Tahloe toe. De implementatie van het My HR-platform verliep verrassend vlot – én binnen budget.

Onlangs is het project opgestart om het Nederlandse payroll-systeem te koppelen aan Employee Central, vertelt Lammers, die benadrukt dat een digitale HR-transformatie nooit af is. “We optimaliseren de processen continu om tot een high performance HR-organisatie te komen, die in staat is om de organisatie op andere domeinen te ondersteunen.”

Een belangrijk doel hierbij is om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk te beleggen. Dit vereist volgens Lammers een cultuurverandering, een andere leiderschapsstijl en het op nummer één zetten van medewerkersbetrokkenheid. “Dat is onze stip op de horizon. Wij willen maximaal gebruikmaken van de talenten binnen onze organisatie. Alleen zo blijf je de concurrentie een streepje voor.”

Ambities voor de toekomst

De ambitie is dat 80 procent van de nieuwe leiders bij Ampleon uit eigen gelederen komen. Talent moet beter doorstromen en zich optimaal (internationaal) kunnen ontplooien.

Dat komt nu een stapje dichterbij, doordat Ampleon real-time inzicht heeft in HR-data en doordat performance management strakker en dynamischer is ingeregeld. Ampleon is van een Word-document met doelstellingen per werknemer naar een online systeem gegaan waartoe medewerkers en managers altijd toegang hebben.

“Een wereldwijd HRIT-systeem is geen trukendoos maar een enabler om de (HR-)strategie beter te realiseren”

(HR)-managers hebben real-time inzicht in de competenties, kennisgebieden, opleidingen, verloning en aanwezigheid van iedere medewerker van elke Ampleon-vestiging en kunnen vlot beslissingen nemen. Doelstellingen kunnen beter worden bijgehouden, verfijnd en ge-update. Ampleon beschikt bovendien over één centrale HR-database die altijd up-to-date is, dus dubbele gegevens, ontbrekende data of andere onnauwkeurigheden zijn verleden tijd.

Dit levert het HR-team veel tijdwinst op. Daarnaast kunnen medewerkers via het medewerkersportaal hun eigen persoonlijke informatie inzien, basisgegevens wijzigen en vrije dagen aanvragen via hun laptop of smartphone.

“Ook dit bespaart HR veel tijd, waardoor het team meer tijd kan doorbrengen in én met de business. Zo weten we beter wat er speelt en waar we kunnen helpen om het bedrijf en de mensen beter te maken”, vertelt Lammers, die benadrukt dat een HRIT-systeem geen trukendoos is maar een enabler om de (HR-)strategie beter te realiseren.

Tips voor een succesvolle digitale HR-transformatie

Tot slot heeft Lammers een aantal tips voor HR-directeuren die aan de vooravond staan van een digitale HR-transformatie. Allereerst: Stop voldoende tijd in de voorbereiding om alle requirements en processen in kaart te brengen en de juiste software te selecteren en stel ook een goede HRIS-coördinator aan. Zo heeft Ampleon Viva Ton aangesteld, die de lijnen uitzette en de processen vertaalde richting Flexso for People.

Betrek de key users van alle vestigingen nauw bij de implementatie en de tests en zorg voor opleidingen om een groot draagvlak voor het platform te creëren. En last but nog least: Selecteer een partner die bij de organisatie past.

Lammers: “Zonder de expertise en inbreng van Flexso for People hadden we dit project nooit tot zo’n goed einde kunnen brengen. Zorg voor een open en eerlijke communicatie en blijf elkaar uitdagen om het beste uit elkaar te werken. Een kritische sparringpartner is een must.”