- David Allen verkocht zo’n twee miljoen exemplaren van zijn boek Getting Things Done, waarin hij bepleit dat mensen taken niet moeten laten liggen.
- Wie dat wel doet, riskeert ’s nachts wakker te worden van een pietluttig klusje dat erbij in is geschoten, meent de Amerikaan.
- Nu heeft Allen een boek uit over hoe je taken gedaan krijgt met teams. Business Insider Nederland spreekt erover met een besliste Allen. “Je bent verslaafd aan angst.”
- Lees ook: Dit zijn 3 manieren om gelukkiger te worden op je werk
Dat Business Insider Nederland op een zonnige dinsdagmiddag in juli met David Allen op een terras aan in Amsterdam-Zuid zou plaatsnemen, was van te voren niet helemaal de bedoeling.
Eigenlijk hadden we de timemanagementgoeroe en schrijver van bestseller Getting Things Done al medio juni moeten spreken, tijdens techevenement TNW Conference in Zaandam, waar Allen zou spreken over productiviteit in organisaties. Hij bracht er begin dit jaar een nieuw boek over uit, waarover later meer.
Omdat Allen echter een goede smak maakte toen hij van de trap viel, werd dat interview en zijn optreden in Zaandam geschrapt. Een paar weken later mogen we de 78-jarige sterpublicist alsnog spreken in een bistro aan het Gelderlandplein, waar we Allen op het terras aantreffen als hij biefstuk zit te eten, terwijl zijn hond op de grond ligt uit te rusten.
Hij woont hier om de hoek, vertelt de Amerikaanse schrijver. Allen en zijn vrouw verhuisden al in 2014 van Californië naar Amsterdam, klaar als ze waren met het leven in de Verenigde Staten, dat volgens Allen het vizier vooral op zichzelf heeft gericht en minder op de wereld. “Europa is veel meer bezig met de rest van de wereld en dit voelt voor mij dan ook meer als het centrum van de wereld dan de VS.”
Die smak, daar wil Allen het liever niet meer over hebben. Nee, hij voelt zich prima en wuift de vraag met een snel handgebaar weg. Allen kijkt liever vooruit, naar alle adviezen die hij mensen en bedrijven nog kan geven.
Wat motiveert hem daarbij eigenlijk? “Ik ben een mens en ontmoet andere mensen”, verklaart Allen, die de laatste happen van zijn biefstuk naar binnen werkt. “Als zij hulp nodig hebben, hoe kun je daar dan niet op ingaan? Het is onderdeel van ons menselijk handelen. De enige reden waarom mensen iets uitstellen, is omdat ze bang zijn dat het niet perfect zal gaan als ze eraan beginnen. Ik wil die angst weghalen. Het hoeft niet meteen perfect te zijn.”
Allens grootste wapenfeit, Getting Things Done uit 2001, gaat uit van het idee dat het goed is om met een leeg hoofd de dag tegemoet te gaan. Voer taken daarom uit in plaats van ze op de lange baan te schuiven, is de zeer bondige samenvatting van de vrij uitgebreide GTD-methode van Allen.
Van Getting Things Done zijn inmiddels zo’n 2 miljoen exemplaren verkocht. Je seminars over de ideeën in dit boek trekken wereldwijd volle zalen. Hoe verklaart u het succes van de methode?
“Het werkt. Als je dit leest en de lessen implementeert, zal het je leven verbeteren. Bij veel andere boeken word je vooral aangezet om na te denken. Als in: wat is je grote visie?”
“Mijn werk is juist erg praktisch. Ik stel je de vraag: wat moet je nú doen om je hoofd vrijer te maken dan het is? Wat er ook in je hoofd zit, het is nog niet in cruisecontrol. Je hebt dus nog iets in je hoofd zitten waarover je een besluit moet nemen, wat je moet organiseren en waar je jezelf aan moet herinneren, zodat je je hoofd leeg maakt.”
Een leeg hoofd leidt tot minder stress, benadrukt Allen. “Waarom zou je dezelfde gedachte tweemaal hebben, tenzij je van die overdenking houdt? Waarom zou je maar blijven rondlopen met de gedachte dat je een lichtje moet vervangen, terwijl het twee minuten kost om dat te doen?”
Wie weleens midden in de nacht wakker wordt van de gedachte dat iets op de plank is blijven liggen, moet zich volgens Allen dan ook de vraag stellen: waarom, in vredesnaam? “Het komt doordat je de taak niet vastlegt, om het op het juiste moment onder ogen te krijgen. Anders word je continu afgeleid en gebruik je energie die je beter voor creatieve doeleinden zou kunnen inzetten. Ik heb zelf in karate de zwarte band gehaald. Als je het tegen vier mensen in een donker steegje moet opnemen, wil je niet dat je geest in de ban is van 2.000 niet beantwoorde e-mails.”
Grote to-do-lijst bijhouden
Daarom werkt het volgens Allen beter om alles wat je gedaan wilt krijgen op te schrijven. Wat je in minder dan twee minuten kunt uitvoeren, doe je direct en de rest gaat op een grote to-do-lijst. “Stel dat je kattenvoer moet kopen. Je kunt het de hele tijd in je achterhoofd houden, of het gewoon noteren op een post-it op de koelkast. Dan weet je zeker dat je het volgende keer zult halen en hoef je er niet steeds aan te denken.”
“Als je iets gedaan wil krijgen, wil je dat gepaard laten gaan met zo weinig mogelijk moeite en stress. Dat is gezond verstand. Dat bracht me tot het opschrijven van deze methode. Ik ben de meest luie persoon die je ooit zult ontmoeten. Waarom zou ik mijn tijd verdoen door onnodig lang over iets na te denken?”
Uw journalist zakt ter plekke voor de Getting Things Done-test. Ondergetekende vertelt Allen dat hij nog een internationaal rijbewijs moet kopen voor een verre vakantie. In plaats van dit in te plannen, kiest uw reporter voor het betere vooruitschuifwerk. Met als gevolg dat dit verdraaide autopasje op willekeurige momenten opduikt in mijn gedachten. Natuurlijk altijd ’s nachts, als er geslapen moet worden.
Helemaal fout, stelt Allen meteen. Hij breekt het op in delen. “Wat moet je eerst doen? Papieren verzamelen? Die moet je nog printen? Geweldig, maar je hebt er geen reminder voor ingesteld. Daarom blijf je denken: o god, ik moet nog wat doen.”
Daar heeft u een punt, ik zie wat u bedoelt.
“Zie je dat echt? Want waarom ga je er dan mee door? Omdat je verslaafd bent aan ambient anxiety [op de achtergrond sluimerende angst, red.].”
Verslaafd? Is dat niet een beetje overdreven?
“Nee, want je vindt het oké om dit gevoel te tolereren en er ’s nachts over na te denken. Dat komt omdat je er gewend aan bent geraakt. Dat is wat verslaving betekent. Je voelt je blijkbaar niet ongemakkelijk bij deze houding, want anders had je er wel wat aan gedaan.”
Allen lijkt het een en ander af te weten van verslavingen, aangezien hij zelf in de vroege jaren 70 enige tijd aan de heroïne zat. Zijn ongeruste vrienden brachten hem naar een psychiatrische kliniek, schreef magazine Wired in 2007 in een interview met Allen. Allen stopte met de drugs en werkte de jaren erop voor talloze bedrijven, om in 1983 zijn eerste consultancyfirma op te richten.
Heroïne lijkt Business Insider Nederland zacht gezegd een wat zwaardere verslaving dan een vermeende angstverslaving. Of ziet Allen als ervaringsdeskundige overeenkomsten? “Zeker wel, want waarom zou je ’s nachts denken aan iets waar je op dat moment niets aan kunt doen?”
“Ikzelf was ook weer niet zo verslaafd”, zegt Allen zelf. “Ik was in die tijd dingen aan het ontdekken. Het kostte me maar drie maanden om van die heroïne af te komen. Het was niets, dus ik stopte er gewoon mee. Ik werd er alleen flink verkouden door.”
Nog zo’n verslaving: telefoons. In het digitale tijdperk worden mensen steeds sneller afgeleid door hun smartphone en alle sociale media. Met al die berichtjes die continu binnenkomen, krijg je er steeds meer taken bij. Hoe krijg je nog altijd ‘things done’ in het digitale tijdperk?
“Als je weet wat je doet, is het een geweldige tijd om in te leven. Zo niet, dan zit je met de gebakken peren. Als je weet waar je over een paar jaar wil zijn met je leven en werk, vind je criteria om te bepalen welke berichten je kunt verwijderen, welke je moet opslaan en met welke je direct wat moet doen. Een e-mail zal je niet vertellen wat je met die e-mail moet doen. Dat bepaal je zelf. Vraag je bij WhatsApp-berichten dus af of die aansluiten bij de kant die je met je leven op wil.”
Iets gedaan krijgen met anderen
Sinds kort is Allen helemaal in de ban van de wondere werking van teams op de werkvloer. Wil je immers iets gedaan krijgen, dan ben je daarvoor al snel afhankelijk van anderen, beredeneert hij. Samen met zijn Britse collega Edward Lamont schreef hij er een boek over, geheten Team: Getting Things Done With Others.
“Probeer dit gesprek maar eens te voeren zonder dat ook maar iemand anders bij het proces betrokken is”, onderstreept Allen. “Dus geen uitgeverij, geen websitebeheerder, niemand. Hoe ga je je stuk dan publiceren?”
Maar om ervoor te zorgen dat teams bij organisaties floreren zijn er nog aardig wat stappen te zetten, zo blijkt. Uit onderzoek van Gallup blijkt dat wereldwijd slechts 23 procent van alle werknemers zich betrokken voelt bij het eigen werk – een percentage dat door de jaren heen overigens wel iets is gestegen.
“Veel mensen werken in zeer disfunctionele omgevingen, die aardig wat stress opleveren”, zegt Allen. “In zo’n omgeving wil je niet naar de zoveelste vergadering. Je kunt bovendien een geweldige voetballer zijn in een team vol geweldige voetballers, maar als je niet goed samenwerkt kun je alsnog weinig klaarspelen.”
Hoe moeten leidinggeven er volgens Allen voor zorgen dat hun teams beter functioneren? “Stel jezelf eens de vraag voor welk doel je team bestaat. Welk resultaat probeer je te verwezenlijken? Welke betrokkenheidsregels heb je vervolgens opgesteld voor hoe je samenwerkt om dat doel te verwezenlijken?”
Dat gaat vaak genoeg fout, meent Allen. Hij wijst op het camerabedrijf Polaroid dat in 2009 failliet ging doordat het te lang bleef inzetten op analoge fotografie. “Als Polaroid had besloten dat het zijn doel was om fototechnieken te leveren zodat mensen van hun dag kunnen genieten, hadden ze hun Polaroid-camera wel vervangen door een digitale.”
“Dit soort bedrijven baseren hun bestaansrecht nog altijd op de vindingen van hun oude oprichters, maar kijken met hun teams niet vooruit. Ooit waren ze de beste van de wereld, maar inmiddels zijn ze omgevallen of overgekocht.”
Het zou er ook mee te maken kunnen hebben dat de top binnen dat soort bedrijven niet goed genoeg luistert naar jonge medewerkers. Bedrijven zijn de laatste jaren dan weer wel minder top-down geworden qua organisatie. Vindt u dit een goede ontwikkeling?
“Ja, absoluut. Zichzelf organiserende organisaties vormen een trend die je niet kunt stoppen. Ik werk al veertien jaar met de principes van holacratie, waarbij niemand in een bedrijf functietitels heeft, enkel een rol. Al is het een trend, het zal ook weer niet snel de wereld veroveren, omdat de eigenaar van de organisatie het goed moet vinden dat alle mensen in de organisatie voortaan bepalen wat er gedaan moet worden. Wel zie ik het groeien.”
Het vijfkoppige team van Allens huidige bedrijf, de David Allen Company geheten, werkt verspreid over de wereld. Allen en zijn vrouw werken vanuit Amsterdam, twee medewerkers wonen in Californië en één in Colombia. Om het groepsgevoel op zo’n verre afstand op orde te houden, houdt Allen geregeld een videogesprek met het hele team.
“We praten dan even bij. Op het einde van zo’n gesprek vragen we wat iedereen ervan vond en wat er beter zou kunnen. We gaan dan bij iedereen langs, zodat we niet alleen de grootste praters horen. Zoiets hoeft maar een paar minuten te gebeuren, maar is erg belangrijk. Je kunt je processen erdoor verbeteren en mensen krijgen er het gevoel door gehoord te worden.”
Tot voor kort reisde Allen daarvoor geregeld de wereld over om GTD-seminars aan elkaar te praten, maar al dat gereis, dat hoeft van hem niet meer. Over een paar maanden wordt Allen 79 jaar en continu in een vliegtuig zitten is voor hem wat te veel van het goede. “Tenzij bedrijven er flink de portemonnee voor trekken, natuurlijk”, voegt Allen er lachend aan toe.
Allen laat tegenwoordig in de praktijk veel vaker een ander de GTD-seminars presenteren. In verschillende landen heeft hij zijn eigen ‘David Allen’ aangesteld, lacht de schrijver. “Er is inmiddels een Britse David Allen, een Amerikaanse en ga maar door. Zij verspreiden dezelfde boodschap als ik.”
Met bijna 79 jaren op de teller, heeft Allen de pensioengerechtigde leeftijd al lang en breed gehaald. Denkt Allen dan nooit aan stoppen? Nee, zo blijkt. “Ik ga door totdat ik niet meer in staat ben om dit soort gesprekken te voeren”, zegt Allen. “Ik vind het simpelweg fijn om bezig te blijven.”
